Définitions
Donnée à caractère personnel : constitue une donnée à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, c’est-à-dire qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.
Traitement de données à caractère personnel : constitue un traitement de données à caractère personnel toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé, et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction.
Cookie : un cookie est une information déposée sur le disque dur d’un internaute par le serveur du site qu’il visite. Il contient plusieurs données : le nom du serveur qui l’a déposé, un identifiant sous forme de numéro unique, éventuellement une date d’expiration. Ces informations sont parfois stockées sur l’ordinateur dans un simple fichier texte auquel un serveur accède pour lire et enregistrer des informations.
Responsable du traitement – DPO : Le responsable du traitement des données personnelles visées aux présentes est le DPO de l'OFB dont le siège social est situé au 12, cours Lumière 94300 Vincennes
1 Responsable de traitement
En tant que responsable de traitement qui consiste à mettre à disposition de ses utilisateurs un système de gestion informatisée d’informations des formations en ligne, l'OFB, respecte l’ensemble des lois et règlements relatifs à la protection des données à caractère personnel en vigueur dans les pays où elle exerce ses activités, incluant notamment mais non limitativement :
- à compter du 25 mai 2018, le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du Traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, souvent appelé RGPD) ;
- la loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et ses évolutions.
2 Finalités
La collecte des données poursuit les objectifs suivants :
- Mise en oeuvre des services avec prise en compte des droits d’accès ;
- Assistance des utilisateurs ;
- Études et analyses de l’utilisation des services, notamment à des fins d’améliorations du site et services.
3 Périmètre des données collectées
Données Stagiaire / Valideur
Ces données sont nécessaires pour que les utilisateurs puissent se connecter à l’application et utiliser ses services avec les droits afférents à leur profile.
Ces données sont soit créées par les administrateurs sur la base d’informations communiquées par les utilisateurs, soit récupérées depuis le précédent SI, soit saisies directement par l'utilisateur.
Ces données sont stockées sur le site et l'application de gestion de la formation de la DRH. Les données nécessaires sont les suivantes :
- Numéro utilisateur : numéro unique identifiant un utilisateur.
- Mail de l'utilisateur : identifiant servant pour l'authentification et les notifications
- Nom, Prenom
- Catégorie du compte : stagiaire ou valideur
- Date de naissance
- le nom de l'employeur
- un contact téléphonique
- mot de passe pour le présent site servant pour l'authentification
D’autres données sont renseignables mais elles ne sont pas strictement nécessaires fonctionnellement
Données de connexions, de workflow
Ces données sont nécessaires pour tracer les événements liés à l'utilisation des services offerts par le site (demande de devis, demande d'inscription)
Ces données sont collectées automatiquement sur le site ou transmises sur l'application de gestion de la solution de gestion de la formation de l'OFB. Elles sont stockées pour le traitment des demandes ou dans des logs.
Chaque utilisateur peut faire une demande de purge à l'administrateur.
Diffusion sélective d’informations, push de données personnalisées
Le portail de la Formation de l'OFB permet à ses utilisateurs d'initier des demandes. Les informations collectées sont utilisées pour la génération de contenus personnalisés comme des notifications ou des documents.
Chaque utilisateur est en capacité à tout moment de :
- se désinscrire
- supprimer ses données
Journaux et fichiers de logs
A des fins de qualité, de monitoring de l’application, d'analyse sur anomalie, le portail trace un certain nombre d’événements dans des fichiers de logs.
Ces différents logs sont activables ou désactivables par l’administrateur. Ces fichiers sont stockés pour la plupartdans la base de données du sute et ne sont pas accessibles aux utilisateurs. Ces fichiers peuvent contenir des informations personnelles (par exemple pour les traces d’entrée en session). Ces informations ne sont jamais communiquées. Elles sont présentes uniquement à des fins de maintenance et de supervision de l’application.
Une automatisation régulière de purges permet de vider ces différents éléments de traces.
Cookies et stockage local sur le navigateur du poste de travail
Le portail utilise des cookies. L’utilisation des cookies est utile au fonctionnement du site et soumis au consentement de l'utilisateur.
APIs
-
Matomo Tag Manager
Ce service ne dépose aucun cookie.
Données contenues dans les documents déposés
Ces données relèvent de la responsabilité des déposants. A tout moment les déposants peuvent modifier ces documents et éventuellement les retirer du système. Les utilisateurs peuvent aussi demander le retrait de documents les concernant aux administrateurs.
Les déposants peuvent être les utilisateurs du Portail ou les administrateurs
Données traitées pour la mise en oeuvre des services du Portail formation
Les données traitées pour créer et gérer des accès comprennent un login (mail), un mot de passe et unun identifiant technique. L’adresse de courriel est nécessaire à l’utilisation du service qui requiert par exemple l’envoi de notifications ou de liens par courriel.
Des données de connexion sont aussi collectée et traitées, notamment l’adresse IP utilisée pour la connexion : cela est nécessaire pour pouvoir vous assister et pour satisfaire à nos contraintes légales, notamment en ce qui concerne la traçabilité des accès et des usages.
Lorsque vous utilisez la fonction de demande de devis ou d'inscription, l'email du manager si elle a été déclarée, est utilisée pour envoi de notification où ce contact sera en copie.
A partir de l'employeur sélectionné à la création du compte, le système génère aussi des notifications auprès du valideur de cet employeur dans le cadre des demandes.
Toutes les actions que vous faites sur les documents et les méta données sont journalisées : dépôt, demande, téléchargements, etc. Cela est requis pour la bonne marche du service, dont une des fonctionnalités est de permettre de tracer et de retrouver les actions effectuées sur les notices et documents.
Localisation des traitements
L'OFB ayant installé sur ses propres serveurs la solution, tous les traitements s'effectuent in situ, en France.
Destinataires des données traitées pour la mise en oeuvre du service
Le service Formation peut éventuellement divulguer les données personnelles renseignées ou qui ont été renseignées sur la solution, à ses employés, prestataires ou organismes affiliés qui
(i) ont besoin d'avoir connaissance de ces informations afin de les traiter ou de fournir les services demandés par l'OFB
(ii) qui ont convenu de ne pas les divulguer à des tiers.
l'OFB ne louera ni ne vendra ni ne transférera d’aucune façon à des tiers vos données personnelles (notamment votre adresse email de connexion). En dehors de ses employés, prestataires, comme indiqué ci-dessus, l'OFB ne divulgue des données personnelles que dans le cas d'une assignation à comparaître, d'une ordonnance du tribunal ou de tout autre ordre gouvernemental, ou lorsque l'OFB estime que cette divulgation est nécessaire pour protéger les biens ou les droits d'un tiers ou du grand public.
Si vous êtes un utilisateur enregistré et que vous avez fourni votre adresse e-mail, l'OFB peut occasionnellement vous envoyer un e-mail pour vous annoncer de nouvelles fonctionnalités, vous demander votre avis, ou tout simplement vous tenir informé de nouveautés. L'OFB prend toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger vos données contre les accès non autorisés, l'utilisation, la modification ou la destruction de données personnelles (ou potentiellement personnelles).
Campagne de communication
Si vous êtes un utilisateur final enregistré sur le portail formation et que vous avez fourni votre adresse e-mail ou qu’elle a été fournie par un utilisateur, l'OFB peut occasionnellement vous envoyer un e-mail pour vous annoncer de nouvelles fonctionnalités, vous demander votre avis ou tout simplement vous tenir informé des nouveautés.
4 Modalités d’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition
En tant qu’utilisateur du portail formation, vous avez le droit :
- De demander à ce que vos données, notamment utilisées pour communiquer avec vous (adresse de courriel, téléphone, etc.), soient effacées de nos fichiers.
- De demander à ce que vos données traitées pour rendre le service soient effacées de nos fichiers. C’est ce qu’on appelle le droit à l’oubli. Si vous exercez votre droit à l’oubli, et que vous avez un accès au Portail, cet accès deviendra impossible puisque vos coordonnées auront été effacée de nos fichiers.
- De vous opposer à la collecte et au traitement de données vous concernant lorsqu’elles ne sont pas strictement nécessaires. Votre adresse email, votre identifiant, votre nom nous sont nécessaires pour ouvrir votre accès , et nous avons besoin de votre email pour vous envoyer des informations, des courriels de confirmation ou d’activation, etc.
- D’accéder aux données collectées à votre sujet et de les récupérer sous un format électronique standard ;
- D’en obtenir la rectification ;
- De demander une limitation de leur traitement – en refusant par exemple toute utilisation à des fins de prospection.
Ces droits peuvent être exercés en adressant un courriel à l’adresse assistance.formation@ofb.gouv.fr ou en nous contactant aux coordonnées disponibles sur notre site https://formation.ofb.fr/contact-admin.
5 Sécurité des données
L'OFB prend toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour protéger les données traitées contre les accès non autorisés, l'utilisation, la modification ou la destruction de données personnelles (ou potentiellement personnelles).
6 Prestataires / Sous-traitance
L'OFB fait uniquement appel à des prestataires / sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la réglementation européenne et garantisse la protection des droits de la personne concernée.
7 Traceurs et cookies
Un cookie est un petit fichier de texte et de chiffres qui est sauvegardé sur votre navigateur ou disque dur de votre ordinateur.
Nous utilisons un (1) cookie sur le site
Voir la page : https://formation.ofb.fr/gestion-cookies.
8 Modifications de la politique de confidentialité
Bien que la plupart des changements soient susceptibles d’être mineurs, l'OFB peuvent être amenés à modifier cette politique de confidentialité, et ce, à leur seule discrétion. Nous encourageons les utilisateurs à vérifier fréquemment cette page afin d’y lire les éventuels changements concernant cette politique de confidentialité. L'utilisation du site après d'éventuels changements de politique de confidentialité constitue votre acceptation de ces changements.